徹底図解 NGO ミーティング ・ 初めてミーティングに参加する時のコツ A SEED JAPAN 事務局長・木村のミーティング運営「虎の穴」 ・ 其の一　ミーティング前「準備八割」の原則 ・ 其の二　ミーティング当日　戦いは30分前から ・ 其の三　決まったことはきちんと共有！ 第2回 NGOミーティングに参加しよう 徹底図解 NGO ミーティング NGOで何かをしようと思ったら、最初の入り口がミーティングです。NGOでは大小各種のミーティングが開かれているので、そこに参加するのが活動への一番の近道だ。ただ、初心者にとっては、うまく発言できなかったり、話についていけなかったり、となかなか手ごわい登竜門でもあります。そこで、今号ではNGOのミーティングも徹底図解。これで予習してNGOに乗り込もう！  a. ファシリテーター： ミーティングの進行役。ＡＳＪでは｢ファシリ（またはファシ）｣とも呼ばれる。参加者の意見を引き出しつつ議論を円滑に進め、全員の参加を促し(一部の人だけが話している状態は望ましくない)、意見をまとめて議決を取る。うまくこなすのはなかなか難しい。ファシリテーターをきちんと務められるようになれば、君も立派なＮＧＯの活動家だ。  b. タイムキーパー： 悪い会議は長々と時間がかかる。すると、みんな疲れきって思考力が落ち、ますます時間がかかるようになる。そんな悪循環を断ち切るため、きちんと時間を計る人がタイムキーパーだ。議題ごとに時間設定をし、時間の経過をみんなに伝える(｢15分経過｣　｢終了3分前｣など)のが役割。ミーティングが時間通りに終わるかはタイムキーパーの腕にかかっている。  c. 書記： ミーティングの記録を取る（この記録を「議事録」と言う）。話したこと全部を覚えてはいられないし、何かの都合で欠席したメンバーもいるかもしれない。議事録は、ミーティングで決まったことをきちんとメモし、あとで他人が見返してもわかるように作らなければならない。ノートに取る場合もパソコンを使う場合もある。初めのうちは、話されていることを理解するために、書記を引き受けるのも悪くない。  d. 発表者： 新しい企画の提案など、みんなの前で何かを発表する人のこと。たいていレジュメ(英語ではハンドアウト handout)と呼ばれるプリントを用意し、それに沿って説明する。パソコンがあればパワーポイントを使うこともあるかもしれない。  e. その他の人： 発表に対して、わからないことを質問したり、意見を言ったりする。  f. レジュメ： 配られたプリント 初めてミーティングに参加する時のコツ わからないことはわからないと言おう やっぱり一番困るのはミーティングに来てずっと黙っている人。初めてだとなかなか参加しづらいのもわかるけど、周りのメンバーは｢あ、退屈しているのかな？｣｢会議についていけてないのかな？｣と心配してしまう。いきなり意見を言うのは難しいだろうから、わからないことがあったら、ミーティングの途中でも手を挙げて「わからない」と言ってみよう(特に専門用語やＮＧＯ独特の用語がわからないときなど)。決して迷惑なことではないから、遠慮しないで聞いてみよう。 何かの役割を引き受けてみよう ミーティングに積極的に参加するという意味では、何かの役割を引き受けるのもいいかもしれない。初めのうちはファシリテーターは難しいかもしれないけど、タイムキーパーなら時計を見ていればいいので誰でもできる。初めて行ったミーティングでタイムキーパーを引き受ければ、他のメンバーからも「おっ」と思われるだろう。何回かミーティングに出て慣れてきたら、議事録を取る書記の役割を引き受けるのもいい。 他のメンバーの名前をメモしておこう 初めて参加したミーティングでは、一通り自己紹介がされるだろうけれど、人の名前と顔を覚えるのは大変だ。そこで一工夫、配られるプリント(レジュメ)に席順と名前をメモしておこう。人の顔と名前が一致すると、｢この人はこういう人だ｣と性格も見えやすくなる。 時間よりちょっと早めに来よう ミーティングが始まると、なかなか個人的な会話はできないものだ。そこで、開始時間より少し早く来て、メンバーといろいろ話してみるといいかもしれない。また、休憩時間に、ミーティングでわからなかったことを聞いてみるのもいいだろう。休憩時間にトイレに行くだけではもったいない。 A SEED JAPAN 事務局長・木村のミーティング運営「虎の穴」 -準備八割で当日に臨め 4、5月の新歓シーズンは、初めてNGOのミーティングに来る人が多い時期です。そこで大切なのは、初めての人も参加できるようにミーティングを運営すること。そこでも言うは易く、行なうは難し。初めてくる新人さんにも親切なミーティングを「きちんと」行うのはなかなか大変なのです。 そこで、A SEED JAPANに来てこの春で1年、この1年で嫌というほどミーティングに参加した事務局長・木村が、ミーティングのコツをみなさんにお伝えします。 其の一　ミーティング前「準備八割」の原則 A SEED JAPAN（以下ASJ）には「ミーティングは準備八割」という言葉がある。事前の準備をきちんと行えばミーティングの八割は終わったようなもの、という意味だ。よりよいミーティングを行うためには、とにもかくにも事前の準備をしっかり行うことが大事。ミーティングの準備に不安を感じたら、さっそく次のリストでチェックしてみよう。 【よいミーティングを開催するための10のチェックリスト】 □前回のミーティングで決定したことは進んでいますか？ □ミーティングでの獲得目標は明確ですか？ □ミーティングで話し合う内容は参加者に伝わっていますか？ □参加者のモチベーションは高まっていますか？ □みんなが参加しやすい会場や時間を設定していますか？ □出席、欠席、早退、遅刻の確認はできていますか？ □ファシリテーター、タイムキーパー、書記、発表者の役割分担はできていますか？ □議題ごとの時間配分は適切ですか？ □レジュメ（図1参照）や資料に不足はありませんか？ □議事録を録るパソコンやノートは準備できていますか？ 其の二　ミーティング当日 戦いは30分前から 【ミーティング直前】 遅刻はもちろん、ミーティングの時間ぎりぎりに来るのも厳禁。 戦いはミーティングの30分以上前からすでに始まっている。みんなが発言しやすい空間を作るため、ミーティングの前にはちょっと工夫をしてみよう。些細なことに見えるかもしれないが、人は意外と環境に左右される。初めてミーティングに来る人なら、なおさらだ。 発言しやすい環境作りのために みんなの顔が見えるように机を配置しよう！ みんなの顔が見えないと、発言を聞き取りにくいだけでなく、なんだか自分がミーティングから取り残されているような気がする。 ちょっとした疎外感が海より深くなる前に、あらかじめ対処しよう。下の図のように、机をちょっとずらすことで、全員の顔が見えて意見の聞きやすい場になる。 お菓子や飲み物を用意しよう！ 新しく来る人は、やはり緊張で硬くなりがち。そんな緊張をほぐしてあげるためにも、お菓子や飲み物を用意しておこう。ものを食べると人間落ち着くものなのだ。 自己紹介・近況報告をしよう！ 初めての人がいるときには、自己紹介は必須。場の雰囲気を和ませるアイスブレーキングの効果もある。 「好きな食べ物は？」とか「最近感動した本は？」とか、その人の個性がわかる御代でみんなに発表してもらうのもよい。 【ミーティング中】 新人さんは、放っておくとなかなか発言できないものだ。下手をすると2時間ただ座っているだけ、ということにもなりかねない。もちろん発言できなければ、ミーティングに参加した感じも沸かないだろう。ファシリテーターはなるべく新人さんの意見を引き出すように、「どう思う？」とか「わからないところはない？」などと丁寧に聴いてあげるのが原則。それでもなかなか新人さんの意見が出ないときは、次のような工夫をしてみよう。 スピーキングウッドを使おう！ ペンを1本用意し、それを全員に回して、ペンを持った人は何かしら発言しなければならない、というルールを作る。そうすれば、黙りがちな新人さんもペンを受け取ったら発言できる。 ブレインストーミングを使おう！ ブレインストーミング（ブレスト）は思いついたことを自由に出していく手法。出た案に対して批判をしてはいけない。アイディア出しのときによく使われるよく使われる方法だ。新人さんが「くだらないかな」とか「的外れかも」などと発言を躊躇しないように、メンバーは積極的に意見を出そう。意見がたくさん出て、場が盛り上がれば新人さんも意見を出しやすいはずだ。 内輪の言葉やカタカナ語を使うのはやめよう なじみのメンバーとのミーティングでは、内輪の用語(略語や特殊な言葉の使い方）やカタカナ語（特にNGOの世界は多い）を使ってしまいがちだ。意識してなるべく分かりやすい言葉を使うようにしよう。意味が分からないだけでなく新人さんに無用の疎外感を与えかねない。 休憩をしよう！ 見知らぬメンバーとのミーティングは、緊張などでことのほか疲れるもの。いつもよりこまめかつ長めに休憩を取ろう。休憩をすれば、その時間にわからないことを説明してあげることもできるし、いろいろなおしゃべりで親近感を持ってもらうこともできるかもしれない。 其の三　決まったことはきちんと共有！ メーリングリスト（ML)などで議事録をメンバーに共有しよう！ 新人さんはミーティングに参加していても、ついていくのに精一杯のはずだ。いつもよりわかりやすい議事録（図2 参照）を取って、きちんとみんなに共有しよう。 図1 例） ASJ理事会のレジュメ 図2 例） ASJ理事会の議事録 著者の紹介 木村 真樹　きむらまさき A SEED JAPAN：事務局長 1977年名古屋市生まれ。　大学卒業後、銀行勤務を経て2002年10月より、名古屋のNGOでインターンを始める。2003年4月よりA SEED JAPAN事務局長。