ミーティング運営「虎の穴」

 準備八割で当日に臨め 

4、5月の新歓シーズンは、初めてNGOのミーティングに来る人が多い時期です。そこで大切なのは、初めての人も参加できるようにミーティングを運営すること。そこでも言うは易く、行なうは難し。初めてくる新人さんにも親切なミーティングを「きちんと」行うのはなかなか大変なのです。

其の一 ミーティング前「準備八割」の原則

A SEED JAPAN(以下ASJ)には「ミーティングは準備八割」という言葉がある。事前の準備をきちんと行えばミーティングの八割は終わったようなもの、という意味だ。よりよいミーティングを行うためには、とにもかくにも事前の準備をしっかり行うことが大事。ミーティングの準備に不安を感じたら、さっそく次のリストでチェックしてみよう。

【よいミーティングを開催するための10のチェックリスト】

□ 前回のミーティングで決定したことは進んでいますか?
□ ミーティングでの獲得目標は明確ですか?
□ ミーティングで話し合う内容は参加者に伝わっていますか?
□ 参加者のモチベーションは高まっていますか?
□ みんなが参加しやすい会場や時間を設定していますか?
□ 出席、欠席、早退、遅刻の確認はできていますか?
□ ファシリテーター、タイムキーパー、書記、発表者の役割分担はできていますか?
□ 議題ごとの時間配分は適切ですか?
□ レジュメや資料に不足はありませんか?
□ 議事録を録るパソコンやノートは準備できていますか? 
 

其の二 ミーティング当日 戦いは30分前から

【ミーティング直前】

遅刻はもちろん、ミーティングの時間ぎりぎりに来るのも厳禁。
戦いはミーティングの30分以上前からすでに始まっている。みんなが発言しやすい空間を作るため、ミーティングの前にはちょっと工夫をしてみよう。些細なことに見えるかもしれないが、人は意外と環境に左右される。初めてミーティングに来る人なら、なおさらだ。

 

発言しやすい環境作りのために

みんなの顔が見えるように机を配置しよう!

みんなの顔が見えないと、発言を聞き取りにくいだけでなく、なんだか自分がミーティングから取り残されているような気がする。
ちょっとした疎外感が海より深くなる前に、あらかじめ対処しよう。下の図のように、机をちょっとずらすことで、全員の顔が見えて意見の聞きやすい場になる。

椅子の配置説明図

お菓子や飲み物を用意しよう!

新しく来る人は、やはり緊張で硬くなりがち。そんな緊張をほぐしてあげるためにも、お菓子や飲み物を用意しておこう。ものを食べると人間落ち着くものなのだ。

自己紹介・近況報告をしよう!

初めての人がいるときには、自己紹介は必須。場の雰囲気を和ませるアイスブレーキングの効果もある。
「好きな食べ物は?」とか「最近感動した本は?」とか、その人の個性がわかる御代でみんなに発表してもらうのもよい。

 

【ミーティング中】

新人さんは、放っておくとなかなか発言できないものだ。下手をすると2時間ただ座っているだけ、ということにもなりかねない。もちろん発言できなければ、ミーティングに参加した感じも沸かないだろう。ファシリテーターはなるべく新人さんの意見を引き出すように、「どう思う?」とか「わからないところはない?」などと丁寧に聴いてあげるのが原則。それでもなかなか新人さんの意見が出ないときは、次のような工夫をしてみよう。

スピーキングウッドを使おう!

ペンを1本用意し、それを全員に回して、ペンを持った人は何かしら発言しなければならない、というルールを作る。そうすれば、黙りがちな新人さんもペンを受け取ったら発言できる。

ブレインストーミングを使おう!

ブレインストーミング(ブレスト)は思いついたことを自由に出していく手法。出た案に対して批判をしてはいけない。アイディア出しのときによく使われるよく使われる方法だ。新人さんが「くだらないかな」とか「的外れかも」などと発言を躊躇しないように、メンバーは積極的に意見を出そう。意見がたくさん出て、場が盛り上がれば新人さんも意見を出しやすいはずだ。

内輪の言葉やカタカナ語を使うのはやめよう

なじみのメンバーとのミーティングでは、内輪の用語(略語や特殊な言葉の使い方)やカタカナ語(特にNGOの世界は多い)を使ってしまいがちだ。意識してなるべく分かりやすい言葉を使うようにしよう。意味が分からないだけでなく新人さんに無用の疎外感を与えかねない。

休憩をしよう!

見知らぬメンバーとのミーティングは、緊張などでことのほか疲れるもの。いつもよりこまめかつ長めに休憩を取ろう。休憩をすれば、その時間にわからないことを説明してあげることもできるし、いろいろなおしゃべりで親近感を持ってもらうこともできるかもしれない。

其の三 決まったことはきちんと共有!

メーリングリスト(ML)などで議事録をメンバーに共有しよう!
新人さんはミーティングに参加していても、ついていくのに精一杯のはずだ。いつもよりわかりやすい議事録を取って、きちんとみんなに共有しよう。

図1 例) ASJ理事会のレジュメ

図1 例) ASJ理事会のレジュメ

 

図2 例) ASJ理事会の議事録

図2 例) ASJ理事会の議事録

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